A veces, es mejor platicarlo, como fue la ocasión el martes pasado. Pero por si se perdieron el Live, aquí les dejo un breve resumen de la etiqueta digital en la era moderna.

Etiqueta Digital

Comportamiento que debemos de tener en ambientes sociales y profesionales en plataformas digitales.

Whatsapp: Herramienta Profesional

Algunas recomendaciones generales para etiqueta digital por Whatsapp, cuando se trata de conversaciones profesionales:

Directo y al grano. Está bien saludar. Está bien ser cortés. Pero no podes entablar una conversación antes de llegar al punto del mensaje. Hola. ¿Cómo estas? El profesional está ocupado: sé directo y decile que es lo que necesitas inmediatamente después de saludar.

Respetar el horario laboral. Hay leyes en países europeos que prohíben mensajes después de las cinco de la tarde, y con buena razón: deberías respetar los horarios laborales de los profesionales. Nadie quiere resolver un problema a las ocho de la noche cuando esta cenando con su familia. Si es urgente, recomiendo el siguiente mensaje: Antes que se me olvide, mañana miremos este tema a primera hora.

¡Tan poco tiempo! Por parte, creo que deberías de ser tolerante con el tiempo de los demás; no esperes una respuesta inmediata, dale tiempo a la persona para que regrese a tu conversación. Por la otra parte, como profesional brindando un servicio, procura contestar a tiempo (una hora), o por lo menos el mismo día.

Responde. Y definitivamente responde. No dejes a las personas en “visto”. Considera que es una conversación frente-a-frente: dejar a alguien en visto es como pararte y dejarlos hablando solos. Whatsapp ofrece mecanismos que te permiten saber si la persona recibió tu mensaje. Para mi criterio, apagar esta función es un gesto poco profesional. La otra persona no tiene ninguna manera de saber si se está comunicando eficientemente.
A menos que sea una cadena, creo que siempre deberías de responder, si tan solo para decir, Ok gracias, recibido.

Si estas muy muy ocupada (y todas lo estamos), basta con crear un shortcut que diga algo como “Estoy un poco ocupada por el momento, te respondo antes de terminar el día.”

A veces hay que llamar. Tal vez solo era una pregunta, una aclaración, pero de repente han pasado treinta minutos y la conversación se está prolongando. Hay una falla de comunicación, confusión, tal vez incluso frustración…lo mejor es llamar.

Disculpe, Doctor. Mandarle a un doctor un Whatsapp a las 10pm es como privarle de su consultorio. Ademas de irrespetar el horario laboral, esperas que él esté a tu disposición 24/7. Si no es de suma confianza, no lo hagas.

Los Mil y Un Grupos

Todos somos parte de mil y un grupos en Whatsapp, conformados de diferentes personas. Las siguientes recomendaciones no son para chats de amigos y familia cercana, donde existe confianza e intimidad. Me refiero a chats como grupos de oraciones, mamás del segundo grado, la clase de la tarde del gimnasio, proyectos y asignaciones laborales.

Respeta el tema. Si el grupo se llama “Mamás del Segundo Grado”, el canal de comunicación se ha creado para discutir temas escolares. Todas las personas en el grupo han sido reunidas para ese propósito. Imaginate que llamaras a todas a tu casa a las ocho de la mañana para organizar actividades de la escuela, y en vez, dedicaran el tiempo a hablar de política, mandar saludos, chistes, chismes, etc. Dejemos los memes para grupos de amigos y confianza.

Conversaciones privadas en privado. Si estas hablando con una persona en el grupo, ¿por qué no hablarle privadamente? ¿Por qué hacer planes excluyentes, o compartir chistes/historias que nadie más conoce, en un grupo? (Aplica también a grupos de confianza.)

Revisa antes de preguntar. Antes de hacer la pregunta, lee detenidamente el chat. Todos los demás conocen la respuesta. Es tu tarea buscarlo, o preguntarle a alguien por chat privado.

Responde. Si todos están esperando tu respuesta para terminar de organizar, coordinar, etc., por lo menos indica cuando podes contestar (véase ejemplo anterior).

Se fue con elegancia. Nunca te salgas de un grupo a medio tema controversial, o a media plática. Imagínate que es en persona y que estas entablando conversación con alguien, y cuando empieza a hablar, te vas de la casa. Espérate, explicas porque te estas saliendo y te vas. Nadie se va a ofender. Si es necesario, le podes a hablar a cada integrante por separado para explicar porque. Pero avisa. Es lo único que hace falta.

Ofensivo, no. Temas controversiales, palabras ofensivas, ¿por qué hacerlo? Son muchas personas dentro del grupo: alguien no va a estar de acuerdo.

Correos, correos, correos

Recibimos miles de millones y nos ocupan tanto tiempo en nuestros horarios laborales y por lo tanto también pertenecen a la etiqueta digital. Es de suma importancia respetar ciertas reglas para evitarles excesos a los demás.

Directo y al grano. Existen saludos arcaicos que no tienen lugar en nuestros correos. Espero que se encuentre cosechando éxitos en sus labores cotidianos…quedó en el pasado. Lo cortés es saludar e irse directo al grano.

Si tu correo tiene siete párrafos, es mejor adjuntar notas o llamar. Ahora, si son varios temas puntuales, se vale usar bullets o enumerar.

Responde. La mínima respuesta de recibido, gracias para informarle a la persona es cortesía común. Creo que una respuesta profesional indica cuando vas a responder en pleno. Y si es una decisión rápida–contrato, compra, etc.–responde en el momento.

No hace falta copiar a todos. A veces te mandan un correo a vos y a treinta personas más. No les respondas a todas. Solo a la persona que te hace la pregunta.

El tema. No dejes el tema del correo en blanco; se le dificulta a la persona encontrar esa información en el futuro. De igual forma, si una cadena se ha ido prolongando y el tema ha cambiado, se puede cambiar también el tema para reflejarlo.

Si no es urgente, no es urgente. ¿Han escuchado una historia de un niño que gritó lobo?

Fin de mensaje. A veces mandas reenvíos como correos. Para facilitarle la división a la persona que lo lee, podes escribir: Enviando documento FDM (fin de mensaje). De esta manera, no se pierde ninguna información.

Documento adjunto, no XFLY-13. Es cortesía común cambiarle el nombre a los documentos que recibis. Contrato 3, Cotización Flores y Fotografía Centro de Mesa.

Seguimiento. Al mandar correos importantes, siempre envío un Whatsapp solicitando confirmación de recibido.